Надежда Звоник для «PR-мнения»: важность внутренних коммуникаций в период кризиса

Надежда Звоник для «PR-мнения»: важность внутренних коммуникаций в период кризиса

Кризис – это лакмусовая бумажка, которая проявляет во всей красе систему внутренних коммуникаций компании. Трудные времена требуют удвоенного внимания к сообщениям, которые получают сотрудники. Если система выстроена должным образом, то в среде сотрудников не разгуливают непонятные слухи, есть возможность открыто обсуждать проблемные вопросы и быстро получать на них ответ руководства.

Коронакризис не выбил команду корпоративных коммуникаций «Лидского пива» из колеи, зато помог взглянуть на устоявшиеся процессы и привычные инструменты общения с сотрудниками под другим углом.

Главное обязательство PR-службы в кризисный период – гибко реагировать на внешнюю среду и помогать поддерживать устойчивый эмоциональный фон в коллективе. Для этого наша команда:

1) Заручилась поддержкой генерального директора и стала участником постоянных совещаний топ-менеджмента, посвященных COVID-19.

Увы, в организациях ещё может встречаться ситуация, когда PR-специалист получает информацию только спустя 2 уровня согласователей. В нашей компании группа корпоративных коммуникаций имеет прямой доступ к CEO, что значительно ускоряет получение информации.

Участие в совещаниях антикризисной рабочей группы дважды в неделю позволяет быстро получать сводки от разных отделов, формировать тематику обращений генерального директора, которые выходят еженедельно (о них чуть ниже), заранее оценивать коммуникационные риски и репутационные последствия тех или иных действий предприятия.

2) Проанализировала опыт других компаний группы («Лидское пиво» является частью финского концерна Olvi Group; сразу с момента наступления эпидемии команды стали обмениваться информацией, чтобы использовать наиболее успешные решения).

3) Скорректировала частоту обращений к сотрудникам от имени генерального директора.

До кризиса PR-служба регулярно готовила обращения, но они, скорее, были регламентированы датами выхода корпоративного печатного издания или периодическими телемостами (раз в несколько месяцев). В новых условиях «информационный голод» сотрудников гораздо сильнее, поэтому обращения появляются еженедельно по понедельникам, и посвящены подробному анализу ситуации на предприятии в условиях COVID-19.

4) Пересмотрела каналы коммуникаций с сотрудниками.

До кризиса мы ежеквартально выпускали печатный вестник с основными событиями компании. Но поскольку сейчас в компании ограничено количество командировок и посещений производства, многие отделы работают удалённо, а передавать что-то из рук в руки (на бумажном носителе) в целом может быть небезопасно, вестник временно перешёл в интернет-формат.

5) Удвоила контроль за упоминаниями о компании в СМИ.

Для нас важно, чтобы сотрудник получал информацию о важных событиях в компании первым, а не со сторонних ресурсов. При этом все сотрудники имеют понимание того, что какие-либо запросы от СМИ о ситуации с вирусом на предприятии уполномочены принимать только сотрудники PR-службы.

6) Вовлекает сотрудников во внешние проекты, связанные с COVID-19.

Сотрудники компании первыми узнают обо всех благотворительных и социальных инициативах, которые реализует компания в этот период. Будь то помощь продукцией (мы сотрудничаем с Белорусским обществом Красного Креста, выделяем питьевую воду на нужды медицинских учреждений) или средствами защиты (буквально на днях наша компания провела раздачу многоразовых масок посетителям в 2 крупных ТЦ и на Комаровском рынке).

По внутренним каналам быстрее появилась информация о нашей корпоративной кампании #Домадзелясваіх, популяризирующей ограничения социальных контактов на время пандемии. Сотрудники первыми получили возможность установить фирменную рамку в Facebook, значок в Instagram. Аналогично команда первой узнала о выходе «антивирусного стикерпака» в Телеграм.

Резюме: Если есть ощущение, что с внутренними коммуникациями в коронакризис «что-то не так», достаточно проверить такие моменты:

  • Есть ли у PR-службы прямой и быстрый «доступ к телу» – руководителю компании, чтобы транслировать сотрудникам полную и достоверную информацию о кризисе и предпринимаемых компанией мерах?
  • Есть ли согласованный со всеми вовлеченными службами план исходящей коммуникации с персоналом отдельно по теме кризиса?
  • Выдерживается ли периодичность тематических совещаний, рассылок генерального директора и т.п.?
  • Сотрудники узнают об изменениях и антикризисных мерах быстрее из внутренних каналов?
  • Знают ли сотрудники, кому переадресовать запрос СМИ, если он поступил в обход PR-службы?

Если на все вопросы ответ «да», то волноваться практически не о чем – достаточно соблюдать разработанный план, придерживаться спокойного тона коммуникации. Если же «нет», нужно быть готовым к постоянному «тушению пожаров».

Рубрика «PR-мнения» приглашает к обсуждению и взаимодействию PRщиков и представителей медиа.

Хотите поделиться своими действиями в моменте? Пишите нам: